Facturatie
Sneller factureren met e-facturatie
Als leverancier wil je natuurlijk dat je facturen zo snel mogelijk worden betaald. Daarom stapt Klimaatgarant per 4-11-2024 over van het ontvangen van PDF-facturen naar e-facturatie. E-facturatie is veiliger, efficiënter en sneller dan facturatie via een PDF. Door e-facturatie is de kans op fouten kleiner en kunnen we je factuur sneller uitbetalen. Hieronder lees je alles over e-facturatie.
Onze financiële en bedrijfsgegevens zijn:
Klimaatgarant B.V.
IBAN NL05 RABO 0181 2939 35
BIC RABONL2U
BTW NL852274129B01
Kamer van Koophandel nr. 56703503
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur (elektronische factuur) is een gestructureerd, elektronisch document (geen PDF) waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Of je nu wel of geen boekhoudsysteem gebruikt, veel of weinig facturen stuurt: elektronisch factureren kan altijd.
Hoe veilig is het?
Je e-factuur aan Klimaatgarant wordt verstuurd via een beveiligde verbinding van onze serviceprovider SPS Commerce. De (persoons)gegevens die op de factuur staan, zijn hiermee goed beschermd. SPS Commerce is gespecialiseerd in e-facturatie en heeft veel ervaring met het ondersteunen van leveranciers die overstappen op deze manier van factureren.
Bijkomend voordeel: een aantal handelingen is geautomatiseerd. Daardoor is de kans op fouten kleiner en kunnen we je factuur sneller uitbetalen.
Voldoet aan alle eisen
Veilig factureren
Verbeter de samenwerking
Hoe werkt e-factureren?
Er zijn drie manieren om je e-factuur te versturen:
1. Via het e-facturatieportaal
Heb je geen boekhoudsysteem of stuur je weinig facturen? Via het e-facturatie portaal is het makkelijk. Je logt in, maakt online handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd naar Klimaatgarant. Dit is de handigste manier als je slechts enkele facturen per maand of per jaar verstuurt naar Klimaatgarant.
2. Directe koppeling met je boekhoudpakket via Peppol
Stuur je dagelijks facturen naar meerdere debiteuren? Dan kun je e-facturen sturen via het internationale Peppol-netwerk. Peppol staat voor Pan European Public Procurement OnLine. Via Peppol kun je e-facturen sturen naar elke andere organisatie of overheidsinstantie die is aangesloten. Je bent als leverancier de verzendende partij en je kunt zelf bepalen welke provider jouw administratieve systeem aansluit op het internationale Peppol-netwerk. Wanneer je bent aangesloten op dit netwerk kun je starten met e-factureren aan Klimaatgarant. Indien je ERP systeem nog géén Peppol koppeling faciliteert maar dit voor jou wel de geprefereerde aanlevermethode is, neem dan contact op met onze partner SPS Commerce via TIE-onboarding@spscommerce.com of bekijk dit overzicht van de diverse Peppol providers.
Wat moet ik doen om een e-factuur te kunnen sturen naar Klimaatgarant?
Om te kunnen starten met het versturen van e-facturen naar Klimaatgarant vul je als eerste het aanmeldformulier in. Door je aanmelding kunnen wij je herkennen als leverancier van Klimaatgarant en facturen succesvol ontvangen en verwerken. Nadat je bent aangemeld, ontvang je een activatiemail met verdere instructies. Daarna kun je e-facturen indienen via het e-facturatie portaal of Peppol.
Wij kunnen ons voorstellen dat er vragen zijn over het starten met e-facturatie. Op deze pagina bij Contact kun je vinden hoe je ons kunt benaderen.
Veelgestelde vragen
Benieuwd wat de status van je ingestuurde factuur is? Neem contact op met onze Finance afdeling via factuur@klimaatgarant.nl.
Om je facturatie soepel te laten verlopen, moet je e-factuur aan een aantal eisen voldoen, vanuit de wet, en vanuit Klimaatgarant:
Wettelijke eisen
- Volledige bedrijfsnaam en -adres;
- Bedrijfsnaam en -adres van Klimaatgarant;
- Uniek factuurnummer;
- Factuurdatum;
- BTW-gegevens (zoals tarief en BTW-nummer). Meer informatie over de wettelijke factuureisen vind je op de site van de Belastingdienst.
Aanvullende vereisten vanuit Klimaatgarant
- Het vermelden van een PO nummer (indien van toepassing). Deze informatie is te achterhalen bij je contactpersoon binnen Klimaatgarant;
- (IBAN) rekeningnummer;
- Volledige omschrijving van geleverde diensten en goederen.
Als één van de vereiste en Klimaatgarant specifieke gegevens ontbreken op je factuur, dan wordt de factuur geweigerd of geretourneerd. Na aanpassing kan de factuur opnieuw ingestuurd worden. Heb je hulp nodig bij het insturen van je factuur neem dan contact met ons op.
Bij Klimaatgarant kunnen facturen niet automatisch worden geïncasseerd. Wij ontvangen facturen graag via het e-facturatieportaal, ook als je incidenteel goederen of diensten levert aan Klimaatgarant. Heb je geen andere mogelijkheid dan een automatische incasso, neem dan contact met ons op via fa@klimaatgarant.nl, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.
Contact
Heb je vragen over het indienen of de status van een factuur, retournering, betaalspecificatie, open posten lijsten? Stuur dan een e-mail naar fa@klimaatgarant.nl
Faster invoicing with e-invoicing
As a supplier, you want your invoices to be paid as quickly as possible. That is why Klimaatgarant will switch from receiving PDF invoices to e-invoicing as of 4-11-2024. E-invoicing is safer, more efficient and faster than invoicing via a PDF. E-invoicing reduces the chance of errors and allows us to pay your invoice faster. Below you can read all about e-invoicing.
Our financial and business data are:
Klimaatgarant B.V.
IBAN NL05 RABO 0181 2939 35
BIC RABONL2U
BTW NL852274129B01
Kamer van Koophandel nr. 56703503
What is e-invoicing?
An e-invoice (electronic invoice) is a structured, electronic document (not a PDF) in which all data is stored in a fixed place in the file and has its own meaning. An e-invoice can be processed electronically from one automated system to another. Whether or not you use an accounting system, send a lot or few invoices: electronic invoicing is always possible.
How safe is it?
Your e-invoice to Klimaatgarant will be sent via a secure connection from our service provider SPS Commerce. The (personal) data on the invoice is well protected. SPS Commerce specializes in e-invoicing and has a lot of experience in supporting suppliers who switch to this way of invoicing.
An additional advantage: a number of actions are automated. As a result, the chance of errors is smaller and we can pay your invoice faster.
Meets all requirements
Secure invoicing
Improve collaboration
How does e-invoicing work?
There are two ways to send your e-invoice:
1. Via the e-invoicing portal
Don't have an accounting system or you don't send many invoices? It's easy via the e-invoicing portal. You log in, manually create an electronic invoice online and then send it directly to Klimaatgarant. This is the most convenient way if you only send a few invoices per month or per year to Klimaatgarant.
2. Direct link to your accounting program via Peppol
Do you send invoices to multiple debtors on a daily basis? Then you can send e-invoices via the international Peppol network. Peppol stands for Pan European Public Procurement OnLine. Through Peppol you can send e-invoices to any other organisation or government agency that is connected. As a supplier, you are the sending party and you can decide for yourself which provider connects your administrative system to the international Peppol network. When you are connected to this network, you can start e-invoicing Klimaatgarant. If your ERP system does not yet facilitate a Peppol link but this is the preferred delivery method for you, please contact our partner SPS Commerce via TIE-onboarding@spscommerce.com or consult this overview of the various Peppol providers.
What do I need to do to be able to send an e-invoice to Klimaatgarant?
To be able to start sending e-invoices to Klimaatgarant, first fill in the registration form. By registering, we can recognize you as a supplier of Klimaatgarant and receive and process invoices successfully. After you have signed up, you will receive an activation e-mail with further instructions. After that, you can submit e-invoices via the e-invoicing portal or Peppol.
We can imagine that there are questions about starting with e-invoicing. See ‘Contact’ below to contact us.
Frequently asked questions
Curious about the status of your submitted invoice? Contact our Finance department via factuur@klimaatgarant.nl.
To ensure that your invoicing runs smoothly, your e-invoice must meet a number of requirements, by law, and by Klimaatgarant:
Legal requirements
- Full company name and address;
- Company name and address of Klimaatgarant;
- Unique invoice number;
- Invoice date;
- VAT information (such as rate and VAT number). More information about the legal invoice requirements can be found on the website of the Tax and Customs Administration.
Additional requirements of Klimaatgarant
- Mention a PO number (if applicable). This information can be obtained from your contact person within Klimaatgarant;
- (IBAN) account number;
- Full description of services and goods provided.
If any of the required and Klimaatgarant specific information is missing on your invoice, the invoice will be refused or returned. After adjustment, the invoice can be resubmitted. If you need help sending in your invoice, please contact us.
At Klimaatgarant, invoices cannot be collected automatically. We would like to receive invoices via the e-invoicing portal, even if you occasionally supply goods or services to Klimaatgarant. If you have no other option than a direct debit, please contact us via fa@klimaatgarant.nl, so that we can look for a solution together.
Contact
Do you have questions about submitting or status of an invoice, returns, payment specifications, open entry lists? Send an e-mail to fa@klimaatgarant.nl